Ketika perusahaan membutuhkan sistem baru, diskusi sering cepat mengerucut ke dua pilihan: membeli SaaS atau membangun custom software.
Masalahnya, keputusan ini sering dibahas terlalu sederhana. SaaS dianggap lebih cepat dan murah. Custom software dianggap lebih fleksibel tetapi mahal. Padahal keputusan yang benar sangat bergantung pada apakah sistem tersebut hanya mendukung operasi standar atau justru menjadi bagian dari cara perusahaan bersaing.
Pertanyaan yang lebih tepat bukan “mana yang lebih baik?”, tetapi “bagian mana yang sebaiknya dibeli, bagian mana yang perlu dikustomisasi, dan bagian mana yang benar-benar layak dibangun?”
Build vs Buy Bukan Keputusan Teknologi Semata
AWS dalam pembahasan build versus buy menekankan bahwa keputusan tersebut berkaitan dengan business objective, opportunity cost, vendor lock-in, dan kemampuan organisasi untuk mengembangkan serta mengoperasikan solusi.
Microsoft Azure Well-Architected Framework juga menggambarkan trade-off yang serupa: membangun sendiri memberikan kontrol dan customization lebih besar, tetapi membutuhkan investasi waktu dan maintenance. Membeli solusi dapat mempercepat deployment dengan biaya awal lebih rendah, namun membawa recurring licensing dan keterbatasan tertentu.
Karena itu, harga lisensi saja hampir tidak pernah cukup untuk menjadi dasar keputusan.
Kapan SaaS Biasanya Lebih Masuk Akal?
SaaS sangat efektif ketika perusahaan membutuhkan fungsi yang sudah menjadi praktik standar di banyak organisasi.
Contohnya:
- email dan collaboration;
- accounting standar;
- payroll;
- basic CRM;
- HR administration;
- ticketing;
- commodity productivity tools.
Dalam kasus seperti ini, membangun dari nol biasanya tidak memberikan competitive advantage yang cukup untuk membenarkan biaya development, security, maintenance, update, dan support.
Keuntungan utama SaaS adalah time-to-value. Perusahaan dapat mulai menggunakan fungsi dengan cepat, sementara vendor menangani sebagian besar infrastructure, update, dan lifecycle teknis.
Kapan Custom Software Layak Dipertimbangkan?
Custom software menjadi relevan ketika proses bisnis memiliki kebutuhan yang benar-benar spesifik atau menjadi bagian penting dari differentiation.
Beberapa indikatornya:
- workflow inti perusahaan tidak dapat dipenuhi tanpa banyak workaround;
- proses tersebut merupakan bagian dari competitive advantage;
- integrasi dengan banyak sistem internal sangat penting;
- data model sangat spesifik;
- automation yang dibutuhkan tidak tersedia pada solusi umum;
- perusahaan memerlukan kontrol lebih besar terhadap roadmap;
- biaya SaaS meningkat drastis seiring volume user, transaksi, atau data.
Namun kemampuan membangun software bukan hanya kemampuan coding. Perusahaan juga harus siap terhadap testing, security, DevOps, monitoring, documentation, maintenance, dan ownership jangka panjang.
Tiga Biaya yang Sering Tidak Masuk Perhitungan
1. Opportunity Cost
Jika engineering team membangun sistem internal, pekerjaan lain akan tertunda. Bahkan jika biaya development terlihat murah, management perlu menghitung nilai dari project lain yang tidak dikerjakan.
2. Integration Cost
SaaS yang murah dapat menjadi mahal jika memerlukan banyak manual process karena tidak terintegrasi. Sebaliknya, custom software dapat menjadi mahal jika harus membangun ulang fungsi standar yang sebenarnya sudah tersedia.
3. Switching Cost
Vendor lock-in sering dianggap hanya masalah SaaS. Padahal custom software juga dapat menciptakan lock-in terhadap framework, architecture, developer tertentu, atau knowledge yang hanya dimiliki beberapa orang.
Ada Opsi Ketiga: Tailor
AWS pernah menggambarkan pendekatan ketiga sebagai “tailor”: memulai dari building block, managed service, platform, open-source framework, atau existing solution, kemudian menambahkan bagian yang benar-benar dibutuhkan bisnis.
Pendekatan hybrid seperti ini semakin relevan sekarang.
Perusahaan tidak harus memilih antara membeli seluruh solusi atau membangun semuanya sendiri. Contohnya:
- gunakan SaaS CRM tetapi bangun integration layer dan workflow khusus;
- gunakan cloud managed database tetapi bangun application logic sendiri;
- gunakan identity provider standar tetapi buat portal dan approval workflow custom;
- gunakan ERP standar lalu bangun mobile application untuk proses lapangan;
- gunakan AI model dari provider tetapi bangun governance, data integration, dan business workflow sendiri.
Nilai terbesar sering berada pada kombinasi yang tepat.
Framework Lima Pertanyaan untuk Management
1. Apakah Fungsi Ini Membedakan Bisnis?
Jika jawabannya tidak, membeli solusi standar biasanya lebih efisien.
Jika fungsi tersebut menjadi bagian dari customer experience, operating model, atau intellectual property perusahaan, customization atau build dapat lebih masuk akal.
2. Seberapa Besar Gap antara Produk yang Ada dan Proses Kita?
Jika 80–90% kebutuhan sudah tersedia, jangan buru-buru membangun ulang semuanya.
Namun jika perusahaan harus mengubah proses inti agar mengikuti keterbatasan software, biaya tersembunyinya dapat lebih besar daripada biaya development.
3. Berapa Total Cost of Ownership?
Bandingkan bukan hanya harga tahun pertama, tetapi biaya 3–5 tahun:
- license/subscription;
- implementation;
- integration;
- customization;
- hosting;
- security;
- support;
- upgrade;
- internal manpower;
- exit/migration cost.
4. Apakah Kita Memiliki Kapabilitas untuk Menjalankannya?
Memiliki budget untuk membangun tidak selalu berarti memiliki kemampuan untuk mengoperasikan software sepanjang lifecycle-nya.
Ownership setelah go-live harus jelas.
5. Seberapa Cepat Kebutuhan Akan Berubah?
Proses bisnis yang sangat dinamis membutuhkan architecture yang dapat beradaptasi. Di sinilah API, modular design, integration, dan automation menjadi penting terlepas dari pilihan build atau buy.
Jangan Memilih Software Sebelum Memetakan Proses
Banyak keputusan teknologi menjadi mahal karena perusahaan memilih produk sebelum benar-benar memahami workflow.
Pendekatan yang lebih aman:
- petakan proses saat ini;
- identifikasi bottleneck;
- tentukan requirement wajib dan optional;
- kelompokkan fungsi menjadi commodity vs differentiating;
- bandingkan buy, build, dan tailor;
- hitung total cost dan integration impact;
- jalankan pilot untuk area berisiko tinggi.
Gunakan Decision Matrix, Bukan Preferensi Tim
Build-vs-buy sering berubah menjadi perdebatan preferensi. Tim engineering ingin membangun karena lebih fleksibel. Business user ingin membeli karena lebih cepat. Procurement ingin membandingkan harga. Management membutuhkan cara yang lebih konsisten untuk menimbang semuanya.
Decision matrix sederhana dapat menggunakan beberapa dimensi: strategic differentiation, functional fit, time-to-value, integration complexity, security/compliance, scalability, internal capability, total cost, vendor dependency, dan exit difficulty.
Setiap opsi—buy, build, atau tailor—dinilai terhadap dimensi yang sama. Tujuannya bukan menghasilkan skor matematis yang “objektif sempurna”, tetapi memastikan diskusi tidak mengabaikan faktor penting.
Hitung Total Cost of Ownership Selama 3–5 Tahun
Harga lisensi tahun pertama sering menyesatkan. SaaS dapat terlihat murah ketika user sedikit, tetapi biaya meningkat ketika jumlah user, transaction, storage, atau add-on bertambah. Custom software dapat terlihat mahal pada tahun pertama, tetapi cost incremental-nya berbeda ketika usage tumbuh.
Perusahaan sebaiknya memasukkan setidaknya:
- license atau subscription;
- implementation;
- customization;
- integration;
- data migration;
- infrastructure;
- security dan compliance;
- support;
- upgrade;
- internal manpower;
- training dan change management;
- exit/migration cost.
Perhitungan ini tidak harus presisi sampai rupiah terakhir. Nilainya adalah membuat trade-off terlihat sejak awal.
Build untuk Differentiation, Buy untuk Commodity—Tetapi Hati-Hati dengan Definisi
Prinsip umum yang berguna adalah membeli fungsi yang sudah menjadi commodity dan membangun area yang benar-benar membedakan bisnis.
Namun management perlu mendefinisikan differentiation dengan ketat. Banyak proses internal terasa unik hanya karena sudah lama dilakukan dengan cara tertentu. Keunikan proses belum tentu memberikan competitive advantage.
Sebaliknya, bagian yang terlihat seperti workflow kecil dapat sangat strategis jika ia menentukan customer experience, pricing logic, operational speed, atau intellectual property.
Karena itu, pertanyaan “apakah proses kita unik?” harus diganti menjadi “apakah kemampuan ini benar-benar menciptakan value yang membedakan kita di pasar?”
Exit Strategy Harus Dibahas Sebelum Masuk
Vendor lock-in bukan berarti perusahaan harus menghindari semua platform. Lock-in menjadi masalah ketika organisasi tidak memahami konsekuensi keluar.
Sebelum memilih SaaS, tanyakan bagaimana data diekspor, format apa yang tersedia, API apa yang terbuka, berapa lama data dapat diambil setelah termination, dan apa yang terjadi pada workflow atau customization.
Sebelum membangun custom software, tanyakan apakah architecture terdokumentasi, source code dikuasai perusahaan, dependency dapat dipelihara, knowledge tidak terkunci pada satu developer, dan deployment dapat direplikasi.
Exit strategy yang baik bukan rencana untuk segera pindah. Ia adalah insurance agar keputusan hari ini tidak menghilangkan pilihan di masa depan.
Pendekatan Tailor Sering Paling Rasional
Banyak perusahaan akhirnya menemukan bahwa jawaban terbaik bukan buy atau build secara murni.
Gunakan SaaS untuk fungsi standar. Gunakan managed cloud service untuk capability infrastructure yang tidak perlu dibangun sendiri. Gunakan open-source atau platform sebagai building block. Lalu bangun integration, workflow, business rule, atau experience yang benar-benar spesifik.
Pendekatan ini dapat mempercepat delivery sekaligus menjaga ruang differentiation.
Namun tailor tetap membutuhkan architecture discipline. Tanpa standard API, ownership, security, dan lifecycle, kombinasi banyak building block dapat berubah menjadi integration debt baru.
Gunakan Pilot untuk Membuktikan Risiko Terbesar
Sebelum melakukan commitment besar, perusahaan dapat menjalankan pilot yang dirancang untuk menguji asumsi paling berisiko.
Jika kekhawatirannya functional fit, uji workflow paling kompleks. Jika kekhawatirannya integration, uji koneksi ke sistem utama. Jika kekhawatirannya scalability, lakukan load test. Jika kekhawatirannya user adoption, uji bersama pengguna nyata. Jika kekhawatirannya cost, jalankan workload representatif dan hitung unit economics.
Pilot yang baik bukan demo yang dibuat agar berhasil. Pilot harus dirancang untuk mencari alasan mengapa opsi tersebut mungkin gagal sebelum investasi diperbesar.
Bagaimana SIDIK CYBER Dapat Membantu?
Melalui Software Development dan layanan One Stop IT Solutions, SIDIK CYBER dapat membantu perusahaan sebelum keputusan produk dibuat: mulai dari requirement analysis, business process mapping, solution architecture, vendor evaluation, custom software, API integration, cloud infrastructure, cybersecurity, hingga automation.
Pendekatan ini mengurangi risiko perusahaan membeli software yang akhirnya tidak terpakai atau membangun sistem custom yang sebenarnya tidak perlu.
Keputusan Terbaik Bukan Build atau Buy, tetapi Kombinasi yang Paling Masuk Akal untuk Bisnis
Build versus buy tidak memiliki jawaban universal. SaaS unggul untuk kebutuhan standar dan time-to-value. Custom software unggul ketika bisnis membutuhkan differentiation dan control. Pendekatan tailor atau hybrid sering menjadi titik tengah yang paling realistis.
Management sebaiknya menilai pilihan berdasarkan business value, total cost, integration, risk, dan capability—bukan hanya harga lisensi atau keinginan memiliki software sendiri.
Sumber:
AWS Architecture Blog — Understanding the Build versus Buy Dilemma.
Microsoft Azure Well-Architected Framework — Decide Whether to Build or Buy a Solution.
AWS Enterprise Strategy — Is “Tailor” the Modern Solution to Build vs Buy?.